Registrierkassen

Aufzeichnungspflichten

Damit die Losungsermittlung ordnungsgemäß erfolgt, müssen im Wesentlichen folgende Grundsätze erfüllt werden:

• Die Bücher und Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass ein sachverständiger Dritter sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen kann.
• Die Eintragungen sollen zeitlich geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden.
• Alle Barein- und -ausgänge (bzw. Betriebseinnahmen/Betriebsausgaben) sollen in den Büchern (oder in den Grundaufzeichnungen) täglich einzeln festgehalten werden.
• Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen oder bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle Datenträger verwendet, sollen die Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht so verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist (elektronisches Radierverbot).
• Die Geschäftsvorfälle sollen sich durch eine Protokollierung der Datenerfassung in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen.
• Durch entsprechende Einrichtungen soll die vollständige, richtige und lückenlose Erfassung aller Geschäftsvorfälle gesichert sein. (inkl Nachweis und entsprechende Überprüfungsmöglichkeit)
• Auch die Summenbildung muss nachvollziehbar sein.
• Alle Unterlagen, die für die Erhebung der Abgaben wichtig sind, müssen aufbewahrt werden. Die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe muss bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein.
• Werden Eintragungen in elektronischer Form gespeichert, so muss der Abgabepflichtige alle Hilfsmittel zur Verfügung stellen, damit ein Prüfer sie lesen kann.
• Dauerhafte Wiedergaben (zB Ausdrucke) sind auch auf Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Dokumentationspflichten

Damit die Daten und Ausdrucke überprüft werden können, legt die Kassenrichtlinie Mindestangaben fest. Wie die Tageseinnahmen oder andere Aufzeichnungen dokumentiert werden müssen, richtet sich wieder nach dem einzelnen Kassentyp.

Jedenfalls muss jede Registrierkasse ein Datenerfassungsprotokoll führen. Zudem sind die Bestimmungen der Belegerteilungspflicht (Mindestangaben für Belege) zu beachten.

Sämtliche elektronische Unterlagen müssen zu jeder Zeit der Finanz zur Verfügung gestellt werden. Alle Unterlagen, die üblicherweise ausgedruckt werden, sollen im Original aufbewahrt werden. Unabhängig von der Art des Kassentyps haben alle Unternehmer unter anderem aufzubewahren:

• Berichte: alle erzeugten Berichte und Abfragen, die von abgabenrechtlicher Bedeutung sind, sollen aufbewahrt werden (z. B. Bedienerberichte, Stundenberichte)
• Rechnungsdurchschriften: aller Rechnungen über € 75,00
• Alle sonstigen Unterlagen von abgabenrechtlicher Bedeutung.

Einsatz von mehreren Kassen

Verwenden Sie mehrere Kassen gleichzeitig und/oder mehrere Kassen an einem Ort? Dann müssen Sie auch entsprechende Aufzeichnungen (Protokolle) über Einsatzorte und Einsatzzeiträume der eingesetzten Kassen führen und aufbewahren.

Die Dokumentation der Tageseinnahmen ist für jede Kasse getrennt zu führen und aufzubewahren. Jede Kasse sollte eine eigene Nummer (oder Bezeichnung) erhalten, damit die Dokumentationen zugeordnet werden können.

Erfüllt Ihr Kassensystem die erforderlichen Kriterien?

Die Kassen müssen per 1.1.2016 den geändert Anforderungen der Bundesabgabenordnung entsprechen (z. B. Datenerfassungsprotokoll) und ab 1.1.2017 jenen der Registrierkassensicherheitsverordnung (zB Einsatz der Signaturerstellungseinheit).

Zudem gelten die Bestimmungen der Kassenrichtlinie weiter.
Hier werden verschiedene Kassentypen unterschieden.

Die Kassensysteme werden in 3 Typen unterteilt. Daneben werden noch sonstige Einrichtungen erwähnt.

Kasse Typ 1 - mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen

Ältere Registrierkassen ohne Elektronik / Datenträger / Speicher, die laufend einen Journalstreifen anfertigen.
Diese Kassen können ab 1.1.2016 nicht mehr verwendet werden.

Kasse Typ 2 - einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen

Einfache, kostengünstige, elektronische Registrierkassen mit meist fixer Programmierung.
Bestimmte Kassen von Typ 2 sind ab 1.1.2016 nicht mehr einsetzbar.
Es muss geprüft werden, ob sie per 1.1.2016 bzw. 1.1.2017 nachgerüstet werden können um den neuen Anforderungen entsprechen zu können

Kasse Typ 3 - Kassensysteme bzw. PC-Kassen

Kassensysteme, welche meistens über ein eigenes (kein handelsübliches, wie z. B. Windows) Betriebssystem verfügen. Das sind sogenannte „proprietäre Kassensysteme". Die Datenspeicherung ist wesentlich umfangreicher als beim Typ 2.
Hier ist oft ein Update auf ein rechtssicheres System (per 1.1.2016 und 1.1.2017) erforderlich.

Entspricht die Beschreibung meiner Kasse den erforderlichen Voraussetzungen?

Die Kassen müssen per 1.1.2016 den geändert Anforderungen der Bundesabgabenordnung entsprechen und ab 1.1.2017 jenen der Registrierkassensicherheitsverordnung.

Zudem gilt weiter, dass laut der Kassenrichtlinie eine Beschreibung des Kassensystems (E131) vorgelegt werden muss. Darin muss näher ausgeführt werden, welche Maßnahmen beim jeweiligen System die vollständige, richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle gewährleisten. Daneben muss auch beschrieben werden, wodurch dies leicht und sicher nachweisbar ist.

Die Beschreibung des Kassensystems (E131) soll beinhalten:

• Wie wird die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt?
• Wie wird der Nachweis über die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle erbracht?
• Zu welchem Kassentyp gehört die Kasse?
• Welche zusätzlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen beinhaltet die Kasse? Zum Beispiel: freiwillige generelle Belegerteilung, Signaturen, Protokolle, usw.

Anfrage vorab beim Finanzamt möglich

Um sicher zu gehen, dass die Beschreibung des tatsächlich verwendeten Kassensystems den Ordnungsmäßigkeitskriterien entspricht, kann sie dem Finanzamt in Form einer Anfrage vorgelegt werden. In seiner Aussendung wird vom BMF ausdrücklich klargestellt, dass die Antwort keine Zertifizierung der Kasse darstellt und keine Bestätigung darüber, dass das Kassensystem an sich den Vorschriften entspricht.

Beratung

Die Bestimmungen zur Registrierkassenpflicht, Belegerteilungspflicht und zur Kassenrichtlinie sind sehr umfangreich. Die hier angebotenen Informationen können nur einen Überblick geben. Um alle Bereiche näher zu erklären, ist eine eingehende Beratung erforderlich. Vereinbaren Sie bitte einen Termin. Wir informieren Sie gerne näher. 

Stand: 11. Jänner 2016

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